Dengan banyaknya informasi yang kita miliki dalam bentuk digital, menjaga agar data dan dokumen Anda tetap aman adalah hal yang penting. Dokumen bisa menjadi sumber informasi penting bagi setiap perusahaan. Dengannya, perusahaan dapat membuat kebijakan, mengatur strategi ataupun menyangkut administrasi. Sekarang dokumen telah berubah dari fisik berupa kertas menjadi digital dan mudah dikendalikan.
Dokumen digital dapat dengan mudah disalahgunakan, dipalsukan atau digandakan. Jadi, penting bagi Anda untuk menyimpan dokumen-dokumen digital di tempat yang aman. Dalam artikel ini, kami akan memberikan tips dan trik yang bisa Anda gunakan untuk memastikan data dan dokumen digital Anda tetap aman.
Pengertian Dokumen Digital
Dalam dunia digital, dokumen dapat didefinisikan sebagai file yang menyimpan data dan informasi. Dokumen digital biasanya dibuat dengan program komputer seperti Microsoft Word atau Adobe Photoshop. Dokumen digital juga dapat berupa teks, gambar, suara, video, atau aplikasi web.
Dokumen digital memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dokumen fisik (hardcopy). Dokumen digital dapat diakses secara online 24 jam, dimana dan kapan saja. Selain itu, dokumen digital lebih mudah untuk ditransfer dan disimpan. Beberapa aplikasi dokumen digital juga memungkinkan pengguna untuk menambahkan fitur seperti catatan, bookmark, dan pengaturan privasi.
Kenapa Data dan Dokumen Digital Perlu diproteksi?
Data dan dokumen digital memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan data dan dokumen fisik. Salah satunya adalah lebih mudah untuk dikopi atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Oleh karena itu, data dan dokumen digital perlu diproteksi agar tidak tertumpah atau dicuri oleh pihak yang tidak berhak. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengelola data dan dokumen digital secara aman:
- Gunakan password untuk mengakses data dan dokumen digital Anda. Jangan gunakan password yang mudah ditebak seperti tanggal lahir, nama anggota keluarga, atau nama hewan peliharaan. Gunakannya password yang unik dan sulit diingat oleh orang lain.
- Simpan data dan dokumen digital Anda dalam penyimpanan online (cloud storage) agar lebih aman jika terjadi kerusakan pada komputer atau laptop Anda. Car
Cara Mengakses dan Mengelola Data Digital
Data dan dokumen digital sekarang ini sangat mudah untuk diakses dan dikelola. Ada banyak cara yang dapat Anda gunakan untuk mengakses dan mengelola data digital secara aman. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan aplikasi Cloud Storage.
Aplikasi Cloud Storage akan membantu Anda untuk mengunggah, menyimpan, dan mengakses data digital dari perangkat apa pun yang Anda gunakan. Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang akan membantu Anda melindungi data digital Anda dari ancaman cyber.
Tips dan Trik untuk mengamankan Data Digital
- Pastikan untuk membackup data Anda secara berkala. Hal ini akan mengurangi risiko kehilangan data jika terjadi kerusakan pada perangkat atau sistem Anda.
- Gunakan software yang tepat untuk mengelola dan menyimpan data Anda. Pastikan untuk menginstal program anti-virus dan anti-spyware pada perangkat Anda sehingga data Anda aman dari ancaman virus dan spyware.
- Jangan lupa untuk mematikan perangkat Anda secara benar ketika tidak digunakan. Hal ini akan mencegah orang lain dari mengakses data Anda tanpa izin.
- Buat Kebijakan Internal Terkait Pengarsipan Data di Perusahaan. Hal ini menjadi penting bagi perusahaan untuk memiliki standar operasional dan kebijakan internal dalam penyimpanan data digital.
- Pastikan Ruang Penyimpanan Data Digital Mencukupi dan Mumpuni. Pastikan memilih ruang penyimpanan data digital yang tepat seperti memiliki manajemen disaster recovery dan fitur keamanan data yang baik, Aksesibilitas yang mudah juga sangat diperlukan, dan biaya perawatan. Selain itu juga harus menghitung berapa besar kebutuhan ruang bagi penyimpanan data penting di perusahaan.
- Uji Coba Ruang Penyimpanan Digital. Supaya lebih aman alangkah baiknya untuk mencoba semua fitur yang ada dalam media penyimpanan digital tersebut.
- Menggunakan Enkripsi. Bentuk pengamanan data dan dokumen digital yang lebih optimal Anda dapat menggunakan sebuah enkripsi yang unik. Contoh Enkripsi dokumen digital ini seperti Digital Object Identifier (DOI), Archival Resource Key (ARK), maupun URL dan PURL.
Alternatif untuk melindungi data digital
Teknologi digital telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Hal ini menyebabkan dokumen dan data yang sebelumnya hanya tersedia dalam bentuk fisik, kini dapat diakses secara digital.
Dokumen digital telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Untuk menjaga data dan dokumen digital kita, kita perlu mengambil beberapa langkah untuk melindunginya. Alternatif yang dapat Anda gunakan untuk melindungi data dan dokumen digital yaitu Pemanfaatan Sertifikat Elektronik atau Identitas Digital seperti tanda tangan digital maupun face recognition. Cara seperti ini adalah yang cukup aman.
Saat ini, penggunaan digital identity dalam pengamanan maupun pengelolaan dokumen digital tersebut sudah banyak diterapkan di berbagai perusahaan besar. Sebagai pimpinan perusahaan, Anda dapat memilih penyedia layanan dan penyelenggara digital identity terbaik.
Kami dari SERTISIGN sebagai salah satu Penyelenggara Sistem Elektronik dapat membantu Anda dalam pengamanan data penting perusahaan dengan aman, nyaman, dan optimal. Jika Anda ingin konsultasi tentang Cara Mengelola Data dan Dokumen Digital Secara Aman silahkan Hubungi Kami PT. AGARA CIPTA MANDIRI Telp. 021-804-307-34 / WA: 0811-8954-055.
