Bisnis tidak lagi terikat pada berkas kertas yang berat dan sulit diorganisir di era digital yang semakin berkembang. Sebaliknya, berkat kemajuan teknologi, perusahaan sekarang dapat menggunakan sistem arsip elektronik yang efisien dan mudah diakses untuk melindungi dokumen bisnis mereka. Dalam artikel ini, kita akan mempelajari beberapa cara mudah untuk menggunakan sistem arsip elektronik ini untuk menjaga dokumen bisnis mereka dalam kondisi yang baik. Kita akan membahas apa yang dapat dilakukan bisnis untuk memastikan keamanan dan keteraturan dokumen mereka, dari proses penciptaan hingga penyimpanan dan manajemen. Mari kita lihat bagaimana menggunakan arsip elektronik dapat menjadi cara yang efisien dan hemat waktu untuk mengelola dokumen bisnis di era digital ini.
Untuk mengetahui apa itu arsip elektronik, Kami akan membahasnya secara rinci dalam artikel ini. Dia juga akan membahas manfaat dan keuntungan dari penggunaannya, serta langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelolanya. Teruskan membaca sampai akhir artikel ini!
Apa Yang Dimaksud dengan Arsip Elektronik?
Dokumen elektronik dapat disimpan dalam berbagai format digital, seperti PDF, JPEG, dan PNG, antara lain. Berbeda dengan dokumen fisik yang disimpan dalam lemari arsip, arsip elektronik dapat disimpan di berbagai media digital, seperti komputer, hardisk eksternal, penyimpanan cloud, dan sebagainya.
Kelebihan Arsip Elektronik: Arsip elektronik telah muncul sebagai alat inovatif yang menawarkan banyak keuntungan bagi individu maupun perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama menggunakan arsip elektronik.
1. Kemudahan Pengaksesan Dokumen: Bayangkan jika Anda hanya memerlukan dokumen penting untuk rapat penting dalam sepuluh menit. Dengan arsip elektronik, Anda dapat menemukan dokumen dengan mudah dan cepat melalui sistem pencarian.
Memasukkan kata kunci, kategori, atau tanggal akan membuat sistem menampilkan daftar dokumen yang relevan dalam beberapa detik. Lupakan membongkar tumpukan kertas, membolak-balik halaman, dan kecewa karena tidak menemukan dokumen yang Anda cari.
Selain itu, dokumen elektronik dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung ke internet. Anda dapat mengakses dokumen yang dibutuhkan dengan smartphone, tablet, atau laptop.
2. Penghematan Ruang: Arsipan elektronik hanya membutuhkan ruang penyimpanan digital, yang tidak membutuhkan ruang fisik seperti arsip konvensional. Anda dapat menggunakan ruang yang dihemat untuk memperluas area kerja, membuat karyawan merasa lebih baik, atau bahkan menyewakan ruang tersebut untuk mendapatkan lebih banyak uang.
3. Penghematan Biaya Operasional: Arsipan elektronik tidak hanya mengurangi ruang penyimpanan, tetapi juga mengurangi biaya operasional secara keseluruhan. Biaya terkait pencetakan, pengiriman, dan pemeliharaan peralatan fisik dapat menurunkan biaya secara keseluruhan.
4. Keamanan dan Perlindungan Data: Enkripsi data dapat digunakan oleh arsip elektronik untuk melindungi data sensitif dari orang yang tidak berhak. Ini memastikan bahwa data Anda aman dari pencurian, peretasan, dan penyalahgunaan.
Anda dapat mengatur hak akses untuk setiap dokumen, menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengunduh dokumen. Ini memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang ditunjuk.
5. Penyortiran Otomatis: Kelebihan arsip elektronik lainnya adalah kemampuan untuk menyortir dokumen secara otomatis berdasarkan berbagai kategori, seperti tanggal, nama, dan jenis dokumen, yang memudahkan Anda untuk mengorganisasikan dan mengelola arsip dengan lebih efisien. Fitur penyortiran dan pencarian otomatis menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya dihabiskan untuk mencari secara manual. Anda dapat berkonsentrasi pada tugas yang lebih penting dan menyelesaikannya dalam waktu yang lebih singkat.
6. Histori Revisi Dokumen yang Transparan: Arsip elektronik dapat dikonfigurasi untuk menyimpan catatan tentang revisi dokumen, yang memungkinkan untuk melacak dan mengaudit perubahan yang dilakukan pada dokumen. Anda dapat melihat siapa yang melakukan perubahan, kapan dilakukan, dan apa yang diubah.
7. Integrasi dengan Aplikasi Bisnis Lainnya: Sistem arsip elektronik dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya, yang memungkinkan transfer data yang lancar antar platform, meningkatkan efisiensi operasional, dan menyelaraskan arsip dengan berbagai tugas bisnis.
Baca juga: Cara Mengelola Dokumen Digital dengan Tanda Tangan Elektronik
Cara Mudah Menjaga Dokumen Bisnis dengan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip elektronik melibatkan serangkaian langkah yang terorganisir untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan ketersediaan dokumen digital. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diambil untuk mengelola arsip elektronik:
1. Mengumpulkan Bahan: Langkah pertama dalam mengelola arsip elektronik adalah mengumpulkan bahan. Dokumen yang akan diarsipkan harus berasal dari berbagai sumber, seperti dokumen fisik yang telah didigitalkan atau dokumen elektronik yang sudah ada. Pengumpulan ini harus dilakukan secara terstruktur dan menyeluruh. Ini juga harus mencakup menentukan jenis dokumen yang dikumpulkan dan kategorinya yang relevan.
2. Tahapan Pemindaian: Tahapan ini dilakukan jika dokumen awalnya berbentuk fisik. Proses pemindaian mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Dalam proses ini, perangkat pemindaian seperti scanner digunakan untuk membuat replika digital dari dokumen asli. Hasil pemindaian ini kemudian disimpan dalam format yang dapat diakses dan dikelola.
3. Tahapan Manipulasi: Setelah pemindaian selesai, dokumen elektronik dapat diubah sesuai kebutuhan. Ini termasuk menentukan struktur penyimpanan yang efektif, menamai file dengan benar, dan mengelola dokumen berdasarkan kategori atau proyek tertentu. Dokumen menjadi lebih mudah diakses dan dikelola berkat tahapan manipulasi ini.
4. Tahapan Entry Data: Proses ini bertujuan untuk menyediakan informasi arsip yang sesuai dengan isi arsip. Tanggal pembuatan, pembuat, kategori, dan kata kunci relevan dapat dimasukkan dalam tahapan ini, yang membantu dalam pengelompokan dan pencarian dokumen. Ketika data dimasukkan dengan benar, sistem lebih efisien dalam menyajikan dokumen saat diperlukan.
5. Tahapan Editing dan Koreksi: Dokumen yang telah diarsipkan dapat diedit dan dikoreksi jika diperlukan. Ini dapat mencakup perbaikan kesalahan pengetikan, penyesuaian format, atau bahkan penyesuaian konten. Setiap perubahan harus dicatat untuk menjaga integritas dokumen dan tanda revisi.
6. Akses ke Arsip Digital Dokumen elektronik: Dokumen Digital siap untuk diakses setelah menyelesaikan tahapan sebelumnya. Sistem arsip digital yang telah dilaksanakan memungkinkan akses. Dengan izin akses yang diberikan, pengguna yang berwenang dapat mencari, melihat, dan mengelola dokumen. Akses yang dapat diakses dari berbagai tempat memungkinkan kolaborasi tim yang efektif meskipun anggota tim berada di tempat lain.
Jika Anda menggunakan arsip elektronik sebagai alat untuk mengelola dokumen bisnis Anda, Anda akan melihat banyak manfaatnya. Secara umum, jika Anda mengelolanya dengan benar, Anda akan melihat bagaimana arsip elektronik meningkatkan kinerja, efisiensi, dan akuntabilitas.
SERTISIGN Menjaga Dokumen Bisnis dengan Arsip Elektronik
SERTISIGN memiliki platform yang sudah terintegrasi dengan PSrE resmi, yang telah diuji kehandalannya baik di cloud maupun di tempat kerja. Selain itu, kami dapat menyesuaikan harga platform sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Ini adalah definisi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Untuk informasi tambahan, hubungi 0811-8954-055 atau 0811-9564-055.
