Teknologi informasi telah berperan penting untuk mengubah cara manusia melakukan aktivitasnya, termasuk dalam bekerja. Dokumen digital merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi ini. Berbekal sistem cloud storage maka penyimpanan dokumen pun dapat beralih dari fisik ke digital. Digitalisasi dan otomatisasi berbagai operasional membantu meningkatkan efisiensi pada pekerjaan, sehingga penggunaan dokumen digital semakin populer.
Digitalisasi dokumen meminta Anda untuk waspada terhadap beberapa hal seperti cara Anda memproses dan mengamankan data, serta memudahkan dalam akses informasi. Saat organisasi atau perusahaan telah berhasil mengimplementasikan sistem kerja digital, perlindungan yang tinggi dan pengamanan data harus diperhatikan. Untuk lebih meyakinkan legalitas dokumen digital, maka perlindungan hukum juga harus diperhatikan untuk menghindari tahapan yang rumit.
Infrastruktur digital penting untuk melengkapi legalitas dokumen digital. Di antaranya yang bisa membantu adalah stempel elektronik, tanda tangan digital dan meterai elektronik. Dengan menggunakan ketiganya, maka legalitas dokumen akan semakin terjamin.
Apakah Itu Yang Dimaksud Stempel Elektronik?
Kita tahu tentang stempel fisik yang digunakan untuk menandatangani atau memberi label pada dokumen, tapi apa itu stempel elektronik?
Stempel sudah dikenal dari zaman Dinasti Shang sejak ribuan tahun yang lalu. Saat itu, dipergunakan untuk mencegah pembukaan paket oleh orang yang tidak berhak. Pada masa Dinasti Zhou, pertukaran barang mulai marak, dan stempel dipilih sebagai alat bukti keaslian barang-barang tersebut.
Stempel terus berubah menjadi lebih baik dari waktu ke waktu, baik dalam bentuk fisik maupun fungsionalitasnya. Stempel elektronik adalah versi digital dari stempel konvensional yang digunakan untuk melengkapi tanda tangan pada dokumen atau file digital.
Stempel elektronik digunakan untuk menjamin keaslian dan keabsahan dokumen digital yang dikeluarkan oleh perusahaan. Ketika dokumen digital telah melalui proses timbulnya stempel, maka isi dari dokumen tersebut tidak bisa diubah. Selain itu, stempel elektronik juga berguna untuk memastikan bahwa sebuah keputusan telah disetujui secara sah dan berlaku.
Baca Juga: Stempel Digital Sebagai Pengganti Stempel Konvensional
Bagaimana Cara Untuk Menerapkan Stempel Elektronik di Perusahaan?
Di tingkat perusahaan, penggunaan stempel basah masih menimbulkan beberapa hambatan. Risiko tinta bocor yang merusak dokumen, kemungkinan pemalsuan karena tidak adanya proses verifikasi, dan waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk membuat stempel basah semua menyebabkan biaya operasional lebih tinggi.
Cari cara untuk memasang stempel digital di perusahaan Anda? Stempel elektronik adalah solusi yang tepat untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Ini juga menyederhanakan proses administrasi, karena stempel dapat dengan mudah disisipkan pada dokumen melalui aplikasi atau smartphone.
Penggunaan stempel elektronik
Penggunaan stempel elektronik hampir digunakan di seluruh divisi diantaranya:
- Sales: Dengan melakukan digitalisasi dari segala proses administratif yang semula dilakukan secara manual, akan membantu Anda fokus pada penjualan.
- Manajemen Sumber Daya Manusia: Divisi Human Resource adalah bagian yang berurusan dengan karyawan secara langsung. Ini membuat lebih mudah untuk mengesahkan dokumen dari mana saja dan kapan saja, terutama dengan adanya kebijakan hybrid working di beberapa perusahaan.
- Divisi Keuangan memerlukan pengesahan dokumen agar dapat digunakan sebagai bukti hukum jika diperlukan. Ini akan membuatnya lebih mudah dan efisien untuk mengakses informasi di masa mendatang.
- Legal: Membantu Anda menyusun dan mengatur informasi hukum dengan mudah dan aman.
Jadi setelah mengetahui tentang Stempel Elektronik sebagai Alat Pengesahan Perusahaan, Apakah Anda siap implementasi Stempel Elektronik ? Jika ya, Segera gunakan dan integrasikan platform Anda dengan Tanda Tangan Digital dan Stempel Elektronik Tersertifikasi KEMKOMINFO. Informasi detail Kontak Advisor Kami: 0811-8954-055 / 0811-9564-055.
Tanda Tangan Digital Dimanapun dan Kapanpun!!
