Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi di Indonesia

Apa itu Tanda Tangan Elektronik?

Tanda tangan digital tidaklah sama dengan tanda tangan basah yang di-scan. Sebaliknya, tanda tangan digital adalah file digital yang memiliki pengamanan Personal Identification Number (PIN) berupa data-data rahasia hanya diketahui oleh pemilik-nya. Yang lebih penting lagi, tanda tangan ini akan dikeluarkan oleh Certification Authority (CA).

Sampai sekarang, kita jarang melihat cara baru untuk menandatangani dokumen. Kebanyakan kita masih suka menandatangani secara manual atau tanda tangan basah—dengan membubuhkan tanda tangan dengan pena atau pulpen di atas selembar kertas.

Tanda tangan memiliki fungsi yang sangat penting untuk mengonfirmasi sebuah transaksi dan memvalidasi sebuah dokumen. Bagaimana pun, tanda tangan manual kadang menjadi proses yang rumit. Untuk itu, solusinya adalah mentransformasikannya ke dalam bentuk digital, sehingga proses pembuatan dokumen hukum bisa lebih mudah dan cepat.

 

Definisi Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah suatu tanda atau simbol yang digunakan untuk menandatangani dokumen digital, seperti surat elektronik, kontrak, pembayaran dan lainnya. Tanda tangan digital dapat digunakan untuk memverifikasi identitas siapa yang telah menandatangani dokumen dan mencegah orang lain dari alterasi atau modifikasi data.

Tanda tangan digital memberikan kepastian bahwa isi suatu pesan atau dokumen yang dikirim adalah asli dan tidak berubah setelah dikirim. Ini adalah tanda tangan elektronik yang membuktikan identitas si pengirim, dan memastikan arti content tetap sama sebelum dan sesudah pengiriman.

Undang-Undang Teknologi Informasi dan Komunikasi (ITE) menyatakan bahwa tanda tangan elektronik terdiri dari informasi yang disertakan, diasosiasikan atau dikaitkan dengan informasi elektronik lain yang digunakan untuk melakukan verifikasi dan otentifikasi.

Tanda tangan elektronik adalah sebuah kumpulan data yang berisi suatu informasi, bisa berupa tulisan, suara, foto, peta, rancangan, EDI (Electronic Data Interchange), surat elektronik, telegram, teleks, telecopy dan sejenisnya. Seluruh data yang disebut di atas telah dilakukan proses pengolahan agar dapat dipahami oleh orang yang membaca.

Apa perbedaan antara paraf dan tanda tangan?

Kita dapat melihat perbedaan antara tanda tangan dan paraf dari empat aspek, yaitu:

1. Pengertian

Tanda tangan adalah cara yang Anda gunakan untuk mengonfirmasi dan melakukan pengesahan atas dokumen. Sedangkan paraf adalah hasil dari tanda tangan yang Anda buat dengan lebih sederhana dan ringkas.

2. Bentuk

Bentuk adalah bagian penting dari desain grafis, karena bentuk dapat digunakan untuk memberikan informasi visual dan membantu menarik audiens dan pendengar. Bentuk juga dapat digunakan untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan identitas merek.

Anda biasanya membuat tanda tangan dengan lebih banyak dan bentuknya lebih kompleks. Bentuk ini membuatnya sulit untuk ditiru oleh orang lain yang tidak bermaksud baik. Sementara paraf, biasanya memiliki bentuk yang lebih singkat dan sederhana, atau tidak terlalu rumit.

3. Fungsi

Kami telah menciptakan fungsi yang akan membuat proses anda lebih mudah. Ini berfungsi untuk mempermudah proses dan memastikan bahwa semuanya dilakukan dengan cara yang tepat. Fungsinya sangat penting bagi keberhasilan bisnis anda.

Tanda tangan berfungsi sebagai pengesahan yang lebih kuat daripada paraf. Secara hukum, tanda tangan digunakan untuk berbagai tujuan, baik itu resmi maupun tidak. Ini memberikan perlindungan kepada Anda dan yang lain yang terlibat dalam suatu proses legal.

Paraf hanyalah sebagai tanda pengenalan yang kurang resmi. Jika Anda pernah membaca atau melihat sebuah dokumen, Anda dapat menandainya dengan paraf untuk memberi tahu bahwa Anda telah melihatnya.

4. Kategorinya

Berbagai jenis tanda tangan memiliki tujuan masing-masing tergantung kebutuhan Anda. Mulai dari tanda tangan basah, tanda tangan elektronik, tanda tangan digital, tanda tangan ketik, dan lainnya. Namun satu-satunya jenis tanda tangan yang harus Anda tulis secara manual adalah paraf. Jadi jika Anda butuh tanda tangan yang sungguh-sungguh pribadi dan asli, paraf adalah jawabannya.

Proses tanda tangan elektronik

Jika ingin melakukan berkomunikasi secara digital maka akan dibutuhkan sepasang kunci, yakni kunci privat dan publik. Kunci privat ini hanya boleh dipegang oleh pemiliknya sendiri, sedangkan kunci publik bisa diberikan kepada siapapun yang memerlukannya.

Penyedia Sertifikat Digital

Untuk masalah ini, ada dua pihak yang terlibat:

1. Pihak yang bertanggung jawab atas tanda tangan asli (baik personal maupun instansi).

2. Otoritas Sertifikasi (CA)

CA adalah organisasi yang mengesahkan sertifikat digital, melakukan verifikasi validitasnya, dan melacak sertifikat yang telah dibatalkan atau kadaluarsa. Ada dua pihak CA yang tersedia, yakni pemerintah dan swasta. Pihak pemerintah saat ini hanya terdiri dari ketiga kementerian: Direktorat Jenderal Pajak, Lembaga Sandi Negara (BSSN), dan IPTEKnet BPPT. Direktorat Jenderal Pajak sekarang bisa memberikan Tanda Tangan Digital untuk transaksi eFaktur. Tanda Tangan Digital memberikan kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah untuk dokumen elektronik dan transaksi elektronik, seperti tercantum dalam UU ITE Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Baca Juga : Apa itu Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) 

Prosedur tanda tangan elektronik

Proses Tanda Tangan Elektronik

 

Proses Verifikasi Tanda Tangan Elektronik Pertama

Proses Verifikasi Tanda tangan elektronik kedua

Hasilkan tanda tangan digital

Proses tanda tangan digital dapat menghasilkan kedua hasil: Esign Invisible dan Visible. Tanda Tangan Digital ini dapat menandatangani dokumen PDF tanpa perlu kertas atau pencetak. Cukup gunakan Adobe Reader DC gratis! Fungsi utama dari Esign atau tanda tangan elektronik adalah untuk membantu tercapainya program Go-Green dengan cara hemat penggunaan kertas.

Tanda Tangan Invisible

 

 

Tanda Tangan Elektronik Visible

 

 

 

Ciri-Ciri Tanda Tangan Digital yang Legal

Tanda tangan digital memiliki legalitas yang sama dengan tanda tangan basah. Hal ini ditegaskan dalam Pasal 11 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau UU ITE. Berikut ini adalah ciri-ciri tanda tangan digital yang legal.

 

• • Data pembuatan tanda tangan digital terkait hanya kepada penanda tangan

• • Data pembuatan tanda tangan digital pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan

• • Segala perubahan terhadap tanda tangan digital yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui

• • Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui

• • Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait

• • Memiliki Sertifikat Elektronik (SrE) atau sertifikat digital. Sertifikat digital adalah sebuah segel ataupun bukti bahwa informasi elektronik adalah benar

• • Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya

• • Sertifikat Elektronik dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia yang terdaftar di Kemenkominfo

• • Memenuhi standar yang ditetapkan pemerintah

Bagaimana jika tanda tangan digital juga bisa dipalsukan? Apakah masih aman untuk digunakan? Kami memerhatikan ini dengan berhati-hati karena kami ingin Anda mendapatkan perlindungan yang sempurna terhadap potensi penipuan.

Dengan tanda tangan digital, validitasnya dapat dipantau dan diverifikasi. Lembaga Certification Authority (CA) dapat menerbitkan sertifikat digital, menandatangani sertifikat untuk memvalidasinya dan melacak tanda tangan yang telah kedaluwarsa. Ini berarti bahwa ketika ada pemalsuan tanda tangan, itu akan segera diketahui.

Bagaimana cara membuat tanda tangan digital?

Cara membuat tanda tangan digital adalah dengan menggunakan software yang dapat membantu Anda meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses dalam menerbitkan dokumen yang telah ditandatangani secara digital. Software ini juga dapat melacak pemeriksaan dan validasi kredensial yang aman, sehingga Anda tidak perlu bersusah payah lagi ketika harus menandatangani dokumen.

Jika Anda ingin membuat tanda tangan digital pada dokumen PDF dan aplikasi online, maka Anda harus memiliki sertifikat digital terlebih dahulu.

1. Kunjungi Situs Platform e-Sign

Kunjungilah website e-Sign. Jika Anda sudah memiliki akun, klik Login untuk masuk. Apabila Anda belum, cukup klik Jadwalkan Demo untuk bertemu tim Platform e-Sign dan mendaftarkan akun Anda.

2. Selesaikan Autentikasi Elektronik (eKYC)

Untuk dapat mengunggah dokumen, Anda harus selesai melakukan proses eKYC (electronic Know Your Customer) terlebih dahulu.

3. Unggah Berkas

Tekan tombol Unggah Dokumen Anda untuk memilih dokumen yang akan diunggah. Setelah Anda memilih dokumen yang tepat, tekan tombol Berikutnya untuk melanjutkan.

4. Menentukan Pihak yang Akan Menandatangani

Mulailah dengan memasukkan orang-orang yang akan menandatangani dokumen. Jika Anda ingin menandatanganinya, klik tombol “Add me as signer”. Namun jika Anda memiliki orang lain untuk menandatangani, Anda dapat melakukannya dengan mengklik tombol “Add another signer”.

5. Susun Tanda Tangan

Platform e-Sign Anda menyediakan cara mudah untuk mengatur urutan tanda tangan. Cukup klik opsi Set sign order, lalu geser titik-titik tersebut sesuai dengan urutan orang yang akan menandatanganinya. Setelah selesai, klik tombol Next.

6. Pasang Tanda Tangan

Setelah Anda mempersiapkan tanda tangan semua pihak yang terlibat, Anda dapat memilih tombol “Next” untuk melanjutkan.

7. Kirimkan Dokumen ke Semua Pihak Terkait

Pastikan bahwa semua orang yang terlibat memiliki informasi benar tentang nama dan alamat email mereka. Anda juga bisa menulis judul email di kolom Subjek Email dan isi pesan di Kolom Pesan Email. Setelah itu, Anda dapat mengeklik Kirim Dokumen untuk melanjutkan proses.

Apakah Tanda Tangan Digital Dapat Diterima Sebagai Bukti di Pengadilan?

Untuk dapat memvalidasi tanda tangan digital yang digunakan dalam transaksi online, hanya tanda tangan yang telah bersertifikat yang bisa dipercaya di mata hukum. Apabila tanda tersebut sudah diverifikasi, maka otentisitasnya bisa disamakan dengan akta otentik. Sehingga adanya kehadiran penyelenggara sertifikat elektronik yang mengeluarkan tanda tangan digital tersebut sangatlah penting, karena mereka akan melalui proses forensik untuk melihat apakah tanda tangannya valid atau tidak.

Hasil uji forensik digital dapat digunakan untuk menentukan keabsahan isi dokumen elektronik dan tanda tangannya. Jika ada perubahan pada isi dokumen, tanda tangan digital bersertifikasi dapat membantu penegak hukum untuk mengetahui kebenaran isi dokumen dan tentang identitas penandatangan.

Jika Anda ingin konsultasi tentang Tanda tangan elektronik tersertifikasi di Indonesia, segera hubungi Kami PT. AGARA CIPTA MANDIRI Telp. 021-7815-328 / WA: 0811-8954-055.

SERTISIGN merupakan Penyedia Layanan Tanda tangan elektronik tersertifikasi di Indonesia diproteksi dengan teknologi enkripsi kelas tinggi yang membuatnya tidak dapat dipalsukan. Gunakan tanda tangan digital bersertifikat untuk transaksi online yang aman, cepat dan efisien.